Por Diana N. Salazar, Directora Comercial de Edicom (*)

A partir del mes de agosto, las pequeñas y medianas empresas chilenas que todavía no incorporaron la factura electrónica deberán sumarse al régimen, según el calendario del Servicio de Impuestos Internos (SII).

La entidad fiscal habilitó un sistema gratuito de factura electrónica que permite expedir comprobantes electrónicos de forma manual  a través de la web, una opción sin dudas apropiada para contribuyentes con un volumen pequeño de facturación.

En el caso de empresas con un mayor volumen, lo más recomendable es elegir una alternativa capaz de integrarse con el sistema de gestión de la empresa y automatizar la emisión, envío y recepción de los documentos en formato electrónico.

¿Pero cómo elegir bien a nuestro próximo socio tecnológico? Existen más de 80 empresas autorizadas por el SII a brindar el servicio de emisión de Documentos Tributarios Electrónicos. Es importante tomarse el tiempo necesario para encontrar el proveedor adecuado y antes de elegirlo le recomiendo hacerle muchas preguntas.

1-¿Puede demostrar la calidad de su solución?

Muchos proveedores afirman que el aseguramiento de la calidad es parte integral del desarrollo y mantenimiento de sus soluciones. Y que han alcanzado certificaciones para demostrarlo. Pregunte qué certificaciones han realizado, qué logros han alcanzado en éste campo.

 2-¿Cómo protegerá la información sensible contenida en mis facturas?

Las facturas que va a emitir su empresa contienen datos confidenciales altamente sensibles. Su proveedor debe garantizar la seguridad del tratamiento de dichos datos. Averigüe si tiene estándares internacionales como la norma ISO 270001 de confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

3-¿Cuál es su experiencia en el campo de la factura electrónica?

Su proveedor debe poder mostrarle casos de clientes que hayan utilizado su software para resolver el mismo desafío al que se enfrenta su empresa. Verifique además que tenga experiencia en proyectos de facturación electrónica en otros países de América Latina y el mundo.

4-¿De qué modo brinda soporte técnico?

Usted necesitar estar seguro que cada vez que se contacte con la mesa de ayuda de su proveedor, será atendido por una persona que conoce a su compañía y tiene la experiencia suficiente para lograr resolver los problemas que pudieran surgir. Más que un representante de atención, su compañía necesita interactuar con un consultor que conozca los detalles de su proyecto.

5-¿Tiene relación con la autoridad tributaria?

Es importante que el proveedor mantenga comunicación con el Servicio de Impuestos Internos y que pueda demostrar que sus soluciones están debidamente homologadas por la autoridad fiscal.

6- ¿Cuál es su política de partnerships?

Los proyectos de factura electrónica suelen requerir la interacción de varias soluciones de software. Por esa razón, el proveedor debe garantizar un buen portfolio de soluciones aliadas en las que se detalle el valor estratégico que le aporta cada una de ellas.

7- ¿Su modelo de factura electrónica permite la interoperabilidad?

Es conveniente que el proveedor ofrezca soluciones abiertas e interoperables que puedan gestionar el envío o recepción de sus documentos electrónicos con independencia del proveedor que haya elegido su interlocutor.

8- ¿Qué otros servicios EDI puede ofrecer su plataforma?

La facturación electrónica representa sólo una parte de las transacciones que una plataforma global de intercambio de documentos electrónicos puede gestionar. Considere si brinda otros servicios asociados como integración de órdenes de compra, emisión de certificados electrónicos, firma electrónica de documentos, etc.

9- ¿Quiénes son sus principales clientes?

Cómo en cualquier otro ámbito, las referencias que otros clientes pueden dar sobre la calidad del servicio ofrecido por un proveedor es algo fundamental. Si no es capaz de proporcionar estas informaciones es preferible considerar otra opción.

10- ¿Cuál es la situación financiera de su compañía?

Finalmente, determine si el proveedor que está evaluando, tiene una situación económica sólida que vaya a garantizar la continuidad de su servicio.

 

(*) Edicom es una multinacional especializada en facturación electrónica e intercambio electrónico de datos (EDI) con sedes en 8 países. Tiene casi 20 años de experiencia en el sector y más de 14.000 clientes. www.edicomgroup.com